Umzug Greif Mailingliste

Hier nochmal das Vorgehen zum Umzug der Greif-Mailingliste:

Email von Henry Kuritz vom 10.11.2020

Liebe Leserinnen und Leser der Mailingliste Greif-L,

nachdem unser Listenanbieter Yahoo! in der Vergangenheit bereits die
Archivfunktion abgeschaltet hatte, wurde nun angekündigt, dass zum 15.
Dezember das Angebot für Mailinglisten ganz eingestellt wird.

Wir haben uns daher entschlossen, unsere vereinsinterne Mailingliste
Greif-L über unseren Webanbieter 1&1, über den wir auch unsere
Internetseite betreiben, weiterzuführen. Hierfür müssen alle
Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Liste zu dem neuen Server übertragen und
zur Teilnahme an der neuen Liste eingeladen werden.

*Was müssen Sie beachten?*

Sie erhalten in den *ersten beiden Dezemberwochen* eine *Einladung*, die
Sie *bitte bestätigen*, um weiterhin über unsere Mailingliste Greif-L alle
Teilnehmerinnen und Teilnehmer erreichen und alle Nachrichten mitlesen zu
können. *Sonst ist weiter nichts für Sie zu tun.*

*Was ist zum Datenschutz zu beachten?*

Da wir die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Liste gesammelt auf dem neuen
Server übernehmen möchten, übertragen wir die entsprechenden Daten
(E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Name und Vorname) in einer Sammeldatei
(CSV-Datei bzw. Excel-Datei), die wir beim alten Listenanbieter
herunterladen können. Dieses Verfahren dient dazu, Einzeleinschreibungen
aller Nutzer und damit einen hohen Bearbeitungsaufwand für uns zu vermeiden.

Sollten Sie nicht damit einverstanden sein, dass Ihre Daten wie beschrieben
in der Sammeldatei erscheinen, widersprechen Sie bitte bis spätestens 29.
November 2020 dieser Datenverwendung. Bitte wenden Sie sich hierzu per
E-Mail an den Moderator dieser Liste (henry.kuritz@web.de). Möchten Sie
trotz eines solchen Widerspruchs weiterhin Mitglied dieser Liste sein, so
teilen Sie uns dies zusammen mit dem Widerspruch bitte ebenfalls mit, damit
wir sie per Einzeleinschreibung/Einzeleinladung mit aufnehmen können.

Sind Sie mit der Verwendung Ihrer Daten in einer Sammeldatei zur einfachen
technischen Übertragung aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf den neuen
Server einverstanden, so brauchen Sie nichts weiter zu unternehmen. In
diesem Fall werden sie automatisch in die neue Liste übernommen und
erhalten eine entsprechende Einladung wie oben beschrieben.

Wir haben mit 1&1 einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), in dem
explizit bestätigt wird, dass die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz
durch die 1&1 IONOS SE eingehalten und die personenbezogene Daten der Liste
auf den Servern der 1&1 IONOS SE sicher verarbeitet werden.

*Gibt es eine Archivfunktion?*

Seit dem Wegfall der Archivfunktion bei Yahoo! werden die Listenmails nicht
mehr archiviert. Bevor diese Funktion abgeschaltet wurde, haben wir eine
Sicherungskopie angefertigt, sodass das alte Listenarchiv zumindest als
Datensicherung existiert.

In der über 1&1 bereitgestellten Mailingliste wird ebenfalls keine
Archivfunktion angeboten. Wir planen jedoch, zur Archivierung aller
Listenmails ein eigenes Postfach einzurichten, in dem künftig alle Mails
gesammelt werden. Sobald wir eine tragfähige technische Lösung gefunden
haben, die unseren Ansprüchen genügt und auch eine Archivfunktion
beinhaltet, werden wir zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal mit unserer
Mailingliste umziehen und nach Möglichkeit auch die archivierten E-Mails
dort wieder bereitstellen. Wir bitten darum, von Nachfragen zu älteren
E-Mails gegenüber dem Moderator der Liste abzusehen, da dies unter
Umständen einen hohen Bearbeitungsaufwand bedeuten kann, den wir
ehrenamtlich nicht leisten können. Selbstverständlich können Sie allgemein
in der Liste aber nach alten Mails und Inhalten fragen, viele
Listenteilnehmer/-innen archivieren selbst die Listenmails und können unter
Umständen unkompliziert weiterhelfen.

Die neue Mailingliste über unseren Websiteanbieter 1&1 ist damit aber auch
nur eine Übergangslösung, die jedoch eine Mailverteilung, so wie sie jetzt
aktuell auch bei Yahoo! praktiziert wird, gewährleistet.

*Wer kann alles an der Greif-L teilnehmen?*

Die Greif-L ist eine vereinsinterne Mailingliste und dient dem
gegenseitigen Austausch zur Orts- und Familienforschung in Pommern sowie
zur vereinsinternen Kommunikation. Mitglieder befreundeter Vereine (AGoFF,
Roter Adler) und von Forschungsgruppen (z. B. AkFF Stolper Lande) sind
ebenfalls berechtigt, sich einzuschreiben und somit an unserem
gegenseitigen Forschungsaustausch teilzunehmen. Gegenwärtig nehmen etwa 425
Personen an dieser Mailingliste teil.

*Wie ist der zeitliche Ablauf der Umstellung?*

Die Umstellung der Mailingliste ist für die ersten beiden Dezemberwochen
geplant, sodass die Umstellung bis 13. Dezember abgeschlossen sein soll. In
diesen beiden Wochen Anfang Dezember erhalten Sie die oben erwähnte
Einladung, die Sie bitte bestätigen. Sobald wir mit der Umstellung
beginnen, erhalten Sie nochmals eine kurze Erinnerung, um die Einladung zu
beachten bzw. zu bestätigen. Die alte Mailingliste Greif-L wird von Yahoo!
am 15. Dezember vollständig eingestellt.

*Was kann ich tun, wenn ich Anfang Dezember keine Einladung erhalte?*

Bitte prüfen Sie in diesem Fall zuerst Ihren Spam-Ordner. Je nach
Mailanbieter ist es möglich, dass Einladungen für die Teilnahme an
Mailinglisten automatisch in den Spam-Ordner verschoben werden.

Haben Sie auch nach dem 13. Dezember noch keine Einladung erhalten und
finden diese auch nicht im Spam-Ordner Ihres Mailprogramms bzw.
Mailanbieters, wenden Sie sich bitte per E-Mail an den Listenmoderator (
henry.kuritz@web.de).

*Haben Sie noch Fragen?*

Für Rückfragen stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung. Bitte wenden
Sie sich bei technischen Fragen an den Moderator dieser Liste (
henry.kuritz@web.de).

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und bleiben Sie gesund.

Mit freundlichen Grüßen

*Danilo Beiersdorf und Henry Kuritz*