Seit dem Jahr 2015 werden in einer Kooperation mit dem polnischen Verein „ZTG POMERANIA“ umfangreiche Indexierungsarbeiten von Personenstandsregistern und Kirchenbüchern aus dem Staatsarchiv Köslin und dessen Außenstelle Stolp erstellt [siehe dazu https://www.pommerscher-greif.de/indexierung]. Während der nun bereits 3 Jahre andauernden Laufzeit des Projektes, wurden bereits eine Vielzahl von Indexierungsarbeiten abgeschlossen und die Ergebnisse der allgemeinen Öffentlichkeit zugänglich gemacht.

Aufgrund der großen Menge der vorliegenden digitalisierten Unterlagen ist es unerlässlich, die Arbeiten zu koordinieren, um Doppelarbeit zu vermeiden. Auf Seite des Pommerschen Greif hatte von Anfang an Karl-Friedrich Schwirz diese Aufgabe übernommen.
Lediglich im Falle der Forschungsgruppe (FoGr) „Kolberger Lande“ wurde diese Funktion an eine zentrale Kontaktperson übertragen, welche die weitere Koordination innerhalb der FoGr übernahm. Dadurch wurde sichergestellt, dass die Indexierungsarbeiten mit den sonstigen Aktivitäten innerhalb der FoGr abgestimmt erfolgen.
Mit der Gründung der Forschungsgruppe „Stolper Lande“ im Pommerschen Greif zum 1.4.2018 wurde dieser Ansatz auch dort übernommen, und zwar für die vier betroffenen Kreise Stolp, Schlawe, Bütow und Lauenburg. Der Verein „Stolper Heimatkreise“ hatte bereits lange vor dem Vertrag mit der ZTG POMERANIA eine Vielzahl von Indexierungen aus diesem Bereich erstellt, die bei zukünftigen Arbeiten berücksichtigt werden müssen.
In der Vergangenheit wurde deutlich, dass die Vergabe der Indexierungsarbeiten nicht in allen Fällen klar geregelt ist. Eine transparente Darstellung der Abläufe fehlte bisher ebenso. Daher sind in den letzten Wochen Überlegungen angestellt worden, das Indexierungsprojekt effizienter zu gestalten und an einigen Stellen nachzujustieren.
Daher möchten wir an dieser Stelle erläutern, wie die Koordinierung der Indexierung erfolgen soll:
• Die Vergabe von Indexierungsarbeiten für den Bereich „Kolberger Lande“ erfolgt weiterhin über Karl Friedrich Schwirz an Ulrich Scherdin.
• Die Vergabe von Indexierungsarbeiten für die Kreise Bütow, Lauenburg, Stolp und Schlawe erfolgt ab sofort über Henry Piotraschke.
• Die übrigen Kreise mit Digitalisaten aus dem Staatsarchiv Köslin und dessen Außenstelle Stolp, werden weiterhin über Karl Friedrich Schwirz koordiniert.
• Alle an der Indexierung interessierten Personen können sich gerne an die Funktionsadresse indexierung@pommerscher-greif.de wenden. Von dort werden Indexierungswünsche an die jeweiligen Koordinatoren weitergeleitet.
• Diese übernehmen dann die weiteren Abstimmungsarbeiten.
Alle Indexierungsergebnisse werden auch an unsere polnischen Partner weitergeleitet, sodass die Digitalisate von indexierten Beständen bei metryki.genbaza.pl verfügbar sein werden. Sollten die Digitalisate, trotz erfolgter Indexierung, nicht bei metryki.genbaza.pl aufgeführt sein, bitten wir um Rückmeldung an oben angegebene Emailadresse. Nach der kürzlich erfolgten Systemumstellung können partiell noch Unterlagen fehlen.
Alle Indexierungsergebnisse werden auch in den Greif-Index (sowie ggf. KolbeX und Global Index) einfließen.
Klaus Kohrt und Danilo Beiersdorf