Das polnische Gesetzbuch des Verwaltungsverfahrens wurde im Dezember 2010 geändert. Damit ergeben sich für alle polnischen Amtsstellen, auch für die Staatsarchive, neue rechtliche Grundlagen für die Auslandskorrespondenz. Obwohl die Regelung auf den Behördenverkehr mit Auslandspolen zielt, sind ausländische Antragsteller von Staatsarchiven (z.B. bei Bestellungen von beglaubigten Kopien mit Rechtskraft) aufgrund der Allgemeingültigkeit der Regelungen ebenfalls betroffen.

Der im Ausland lebende oder seinen Sitz im Ausland habende Antragsteller ist somit verpflichtet, zur Zustellung der Korrespondenz einen Bevollmächtigten mit Adresse in Polen zu benennen. Im Fall, dass solch ein Bevollmächtigter nicht bezeichnet wird, werden die für den Antragsteller bestimmten Schriften in den jeweiligen Akten mit „Zustellungswirkung“ belassen. Das heisst, die Schriften gelten als zugestellt und bleiben im Archiv, bis sie entweder persönlich abgeholt oder an eine polnische Adresse geschickt werden können.